Virtual Data Room - Penjelasan, Kegunaan dan Fungsi

Ruang data virtual (juga dikenal sebagai "VDR" atau "ruang data elektronik") adalah ruang online aman yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen perusahaan, memungkinkan pengguna untuk berbagi informasi bisnis penting dengan pelanggan, investor, dan  perusahaan secara terkendali. lingkungan Anda dapat membaginya dengan pemimpin Anda.

Nama lain seperti "ruang transaksi virtual", "ruang data", dan "ruang pribadi virtual" terkadang digunakan secara bergantian.

Untuk Apa Ruang Data Virtual Digunakan?

VDR meningkatkan proses uji tuntas perusahaan, mengurangi dokumen fisik yang terlibat, dan mengurangi overhead, kerumitan, dan pemborosan.

Oleh karena itu, VDR dapat digunakan kapan pun perusahaan perlu berbagi data sensitif dengan pihak ketiga.

Data ini harus terstruktur dengan baik sehingga cukup mengkomunikasikan pesan pemiliknya dengan pihak ketiga.

Itu harus responsif, sehingga pihak ketiga dapat membuat permintaan dan catatan dalam data saat menganalisisnya, yang secara otomatis dibagikan dengan pemilik data.

Di atas segalanya, itu harus aman, memastikan bahwa integritasnya dilindungi.

Beberapa kegunaan paling umum untuk ruang data virtual terbaik meliputi:

- Penyimpanan yang aman dari data pribadi yang berharga

- Berbagi data secara aman antara pemangku kepentingan internal dan eksternal

- Pelacakan manajemen proyek (berdasarkan berbagi dokumen dan pembaruan)

- Melacak pembagian, pengeditan, dan permintaan untuk masing-masing dokumen

- Memberikan gambaran umum tentang hierarki akses ke dokumen dan folder

Di mana Ruang Data Virtual Digunakan?

Dalam lingkungan bisnis modern, satu-satunya hal yang menyatukan semua perusahaan adalah kebutuhan akan data yang berkualitas.

Kurang dari 30% pendapatan operasional Amazon diperoleh dari ritel, sementara lebih dari 70% diperoleh melalui AWS - layanan datanya.

Selain itu, perusahaan benar-benar baru mulai menggores permukaan potensi data dalam bisnis.

Ada beberapa tujuan perusahaan menggunakan ruang data termasuk:

M&A

Ruang transaksi virtual tahap uji tuntas M&A sebagai tempat untuk menyimpan dan berbagi ribuan dokumen dengan tim yang berbeda, seperti pembeli dan penjual potensial.

Penggalangan dana

Perusahaan dapat berbagi informasi rahasia perusahaan dengan calon investor saat menggalang dana . Calon investor kemudian memiliki tempat untuk mengakses file, mengajukan pertanyaan, dan mengunggah informasi mereka sendiri.

Kemitraan Strategis

Mitra potensial Mereka juga dapat mengatur izin khusus untuk mengetahui siapa yang memiliki akses ke apa.

Komunikasi Dewan

Tim dapat berkomunikasi dengan aman dalam ruang data virtual mengenai berbagai aspek siklus hidup kesepakatan. Tim juga dapat secara diam-diam mengundang pengguna luar untuk berkomunikasi di dalam ruangan juga.

Berbagi File Aman

Ruang data virtual digunakan untuk menyimpan data dalam jumlah tak terbatas. Ini mencakup berbagai jenis file, seperti dokumen, video, presentasi, dan banyak lagi.

Kerahasiaan dan privasi adalah prioritas utama bisnis konsultasi yang membutuhkan lingkungan yang terkendali; VDR menanganinya dengan mudah.

Manufaktur; Industri manufaktur menggunakan VDR untuk berbagi desain baru atau data produk.

Siapa yang Menggunakan Ruang Data Virtual - Kasus Penggunaan Umum

Seperti yang Anda lihat, hampir semua orang dapat menemukan bantuan di ruang data virtual.

Mari kita lihat dan pertimbangkan beberapa aplikasi VDR di industri berikut:

Teknologi

Tidak ada pendukung yang lebih besar untuk ruang data virtual selain industri teknologi. VDR memungkinkan perusahaan teknologi terbesar di dunia untuk berbagi informasi di antara tim yang tersebar di seluruh dunia untuk memfasilitasi penyebaran ide di dalam perusahaan.

Perbankan Investasi

Bankir investasi Proses perbankan investasi seperti IPO, peningkatan modal, dan M&A dapat menuntut sejumlah besar pembagian informasi yang cocok untuk VDR.

Pengembangan perusahaan

Dengan semakin banyaknya data yang menjadi dasar strategi perusahaan, perusahaan harus mencari cara untuk menyusun data sehingga bekerja untuk mereka, bukan melawan mereka. VDR sangat berharga dalam proses ini, memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi tren dalam data besar yang sebelumnya mungkin tidak diperhatikan.

Ekuitas Swasta & Modal Ventura

Ekuitas Swasta Tidak heran jika banyak dari perusahaan ini bergantung pada VDR untuk mengatur data ini dengan aman sehingga mereka berada di puncak proses, terlepas dari berapa banyak kesepakatan yang mereka miliki.

Industri Hukum

Mungkin tidak ada industri lain yang lebih terkenal karena volume dokumennya yang banyak daripada industri hukum. Tapi berbagi dokumen elektronik mengubah itu. Lewatlah sudah lemari arsip dan ruang data virtual masa depan yang  memungkinkan pertukaran dokumen yang efisien dalam semua jenis proses hukum.

Ilmu Kehidupan

Sebagian besar perusahaan di industri ilmu kehidupan hanya sebaik IP mereka. Ini berarti proses R&D harus terjadi di bawah tingkat keamanan data setinggi mungkin. Perusahaan ilmu kehidupan menggunakan ruang data virtual untuk segala hal mulai dari hasil uji klinis dan kepatuhan HIPAA hingga lisensi IP dan penyimpanan file pasien.

Startup

Saat startup berbicara dengan calon investor, ruang data membantu mereka menganalisis minat. VDR untuk perusahaan rintisan memungkinkan perusahaan yang lebih kecil untuk melihat investor mana yang paling banyak menghabiskan waktu untuk meninjau dokumen perusahaan tertentu dan berapa banyak waktu yang mereka habiskan di sebuah ruangan untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang tingkat keterlibatan mereka.

Perusahaan akuntansi dan audit

Perusahaan dapat berbagi laporan dan audit dengan klien melalui platform yang aman.

Agen bisnis

VDR menyediakan sarana yang modal risiko membantu mengungkapkan dokumen tentang manajemen investasi dan manajemen keuangan.

Harta tidak bergerak

Kesepakatan tanah VDR sangat berguna, apa pun industri properti tidak bergerak yang Anda lihat.

7 Manfaat Utama Ruang Data Virtual

VDR adalah solusi untuk setiap perusahaan yang ingin merampingkan pertukaran dokumen  dan membuatnya lebih efisien. Orang-orang dengan kebutuhan berikut adalah pengguna penuh VDR:

- Berbagi dokumen dan informasi bisnis penting

- Perlindungan informasi perusahaan

- Manajemen dokumen dan manajemen data yang aman

- Berikan akses ke banyak pihak secara bersamaan

- Dukungan untuk perangkat seluler

- Izin untuk mengunggah data dalam jumlah besar

- Fungsi pencarian yang tepat

Berinvestasi dalam VDR masuk akal ketika Anda tidak ingin mengikat sumber daya dengan ruang data fisik. Pemilik bisnis, klien, pemasok, pengakuisisi, pemimpin, dan manajer adalah kandidat yang cocok untuk VDR.

Mengapa Ruang Data Virtual Lebih Disukai daripada Ruang Fisik?

Salah satu dari beberapa keuntungan yang dimiliki ruang data virtual dibandingkan pendahulunya adalah ruang data sesuai permintaan.

Artinya, Anda dapat menggunakannya untuk apa yang Anda inginkan, kapan pun Anda mau. Alasan utama untuk menggunakan ruang data virtual adalah penyimpanan dan berbagi dokumen yang aman dan efisien baik antara karyawan suatu perusahaan, atau karyawan dari beberapa perusahaan yang berbeda. 

Hal ini membuat manfaat VDR berlaku untuk berbagai industri dan situasi.

Meskipun kami biasanya mengaitkan penggunaannya dengan sektor jasa keuangan, khususnya manajemen aset, usaha patungan, serta merger dan akuisisi, banyak industri sekarang menggunakan ruang data virtual dalam operasi sehari-hari mereka untuk kebutuhan informasi dan data mereka.

Evolusi Ruang Data Fisik ke Ruang Data Virtual

Ruang Data Virtual pada dasarnya adalah ruang data generasi berikutnya.

Ruang data adalah ruang fisik, ruang walk-in di dalam perusahaan tempat data yang relevan akan disimpan. Log terperinci disimpan dari semua orang yang memasuki ruang data seperti sensitivitas data yang disimpan di dalamnya.

Meskipun ini merupakan kemajuan besar pada metode tradisional untuk menyimpan data sensitif - lemari arsip di balik pintu terkunci - mereka masih mengalami penggunaan energi yang berlebihan, kikuk dan mahal untuk dijalankan.

Selain itu, seperti kebanyakan teknologi awal, ruang data jauh dari ramah pengguna. Jadi, ruang data sekarang berarti penyimpanan data cloud tingkat lanjut, tetapi tergantung pada penyedia yang dipilih, kemampuan dan fitur dapat sangat bervariasi.

Ruang Data vs Penyimpanan Cloud - Apa Bedanya?

Di permukaan, ini adalah pertanyaan yang masuk akal.

Namun pada kenyataannya, ada banyak alasan mengapa penyimpanan cloud tidak memadai untuk kebutuhan data modern, dan tidak hanya untuk organisasi besar - bahkan perusahaan butik kecil sekarang biasanya beralih ke ruang data virtual, bahkan ketika kebutuhan data mereka relatif terbatas. 

Berikut perbedaan dan alasannya:

Keandalan

Mengakses perangkat lunak di cloud jauh lebih andal daripada sebelumnya di komputer mainframe tradisional. Jika komputer Anda tidak mulai, tidak masalah, itu ada di cloud. 

Keamanan

Laptop bisa dicuri. Desktop dapat dicuri dari kantor. Dan kebakaran dan banjir telah diketahui menyapu bersih seluruh infrastruktur TI. Tidak ada masalah seperti itu untuk komputasi awan.

Aksesibilitas

Tergantung pada alat berbagi file yang Anda gunakan, setiap pengguna mungkin perlu mengunduh file .exe, menginstal program...dan kemudian mengaksesnya saat diperlukan dari desktop yang sama. Ini bukan akses - ini penghalang. Ruang Data Virtual memungkinkan akses yang jauh lebih baik ke orang yang tepat, dari perangkat apa pun yang terdaftar.

Skalabilitas

Siapa pun yang pernah menggunakan program spreadsheet tradisional dengan lebih dari 5.000 hasil akan menghargai masalah skalabilitas. Memanipulasi spreadsheet dengan ukuran sedang sekalipun dapat membuat komputer mogok. Ruang data virtual, di sisi lain, menyediakan akses data tanpa batas, tidak peduli berapa banyak data yang disimpan.

Belum ada Komentar untuk "Virtual Data Room - Penjelasan, Kegunaan dan Fungsi"

Posting Komentar

Jangan Merubah Kode Ini

Jangan Merubah Kode Ini

Jangan Merubah Kode Ini

Jangan Merubah Kode Ini